Komunikasi Efektif

Komunikasi Efektif

Pengertian

• Komunikasi Efektif adalah komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan sikap (attitude change) pada orang yang terlibat dalam komunikasi.

• Komunikasi Efektif adalah saling bertukar informasi, ide, kepercayaan, perasaan dan sikap antara dua orang atau kelompok yang hasilnya sesuai dengan harapan.

Keterampilan Komunikasi

Mendengarkan (komunikasi bukan hanya tentang berbicara secara efektif dan dengan cara yang mengesankan. Tidakada yang suka berbicara dengan orang yang berbicara terus menerus tanpa permah mendengarkan orang lain. Perlu menjadi pendengar yang baik dengan mengetahui isi pesan yang disampaikan dan memahami apa yang dikatakan serta menanggapi dengan sesuai)

Bertingkah laku asertif (asertif adalah tingkah laku yang menampilkan keberanian untuk secara jujur dan terbuka menyatakan kebutuhan, perasaan, dan pikiran-pikiran apa adanya, mempertahankan hak-hak pribadi, serta menolak permintaan-permintaan yang tidak masuk akal dari figur otoritas dan standar-standar yang berlaku pada suatu kelompok.)

Menyelesaikan konflik (mampu menanggapi dan menyelesaikan permasalahan yang ada seperti menjawab respon yang dilakukan lawan bicara)

Membaca situasi (dapat memposisikan diri sebagai pendengar atau menjadi responden yang baik dalam komunikasi serta dapat membaca audien yang akan diajak berdiskusi sebab setiap tingkatan memiliki perbedaan penggunaan tata bahasa agar mudah dipahami.

Melakukan persuasi (memberi pernyataan yang dapat menjadikan motivasi pada receiver)

Bentuk komunikasi efektif

Verbal

Bentuk komunikasi yang menggunakan kata-kata, baik dalam bentuk percakapan maupun tulisan (speak language). Bahasa mejadi bagian dari system kode verbal. Komunikasi Verbal mengandung :

1.Makna Denotatif : Makna denotatif adalah makna sebenarnya atau makna yang memang sesuai dengan pengertian yang dikandung oleh kata tersebut. Kata makan artinya  memasukkan sesuatu ke dalam mulut , dikunyah, dan ditelan. Arti kata makan tersebut adalah makna denotatif.

2.Makna Konotatif : Makna konotatif ialah bukan makna sebenarnya. Dengan kata lain, makna kias atau makna tambahan. Makna konotatif adalah arti kiasan, pinjaman rekaan atau arti yang tidak sebenarnya.

Contoh : Kata : lari, terbang, bapak, kecut, suntik

Kata-kata tersebut makna denotasinya adalah :

kecut artinya  rasanya asam

suntik artinya memasukkan obat ke dalam tubuh menggunakan sejenis jarum

Aspek yang terdapat pada komunikasi verbal meliputi perbendaharaan kata, kecepatan berbicara, intonasi suara, adanya humor, waktu yang tepat untuk berbicara, pesan singkat dan jelas pelafalan setiap kata, bahasa mudah dipahami serta memiliki tujuan yang jelas.

Non verbal

Adalah komunikasi yang tanpa menggunakan suara dalam berkomunikasi dengan orang lain. unsure-unsur yang terdapat pada komunikasi non verbal antara lain ekspresi wajah, kontak mata, sentuhan, postur tubuh, gerakan isyarat dan penampilan fisik.

Komponen komunikasi efektif

ENCODING
Komunikasi efektif diawali dengan encoding atau penetapan kode atau simbol yang memungkinkan pesan tersampaikan dengan jelas dan dapat diterima serta dipahami baik oleh komunikan.

DECODING
Kemampuan penerima memahami pesan yang diterimanya, karena decoding guna menentukan metode penyampaian dan gaya bahasa yang cocok dengan mereka.

KONTEKS
Konteks komunikasi yaitu ruang, tempat, dan kepada siapa kita melakukan komunikasi. Konteks komunikasi mengacu pada level komunikasi.

BODY LANGUAGE
Dikenal sebagai komunikasi nonverbal meliputi postur, posisi tangan dan lengan, kontak mata dan ekspresi wajah.

INTERFERENCE
Gangguan yang terjadi seperti emosi menyebabkan kemampuan mengirimkan pesan efektif mungkin berpengaruh negatif.

BE OPEN-MINDED
Pikiran terbuka dan jangan terburu mengkritisi ucapan orang lain, menghargai pendapat dan menunjukkan empati dengan berusaha memahami situasi atau masalah dengan perspektif orang lain.

ACTIVE LISTENING
Menjadi pendengar yang baik dan aktif akan meningkatkan pemahaman atas pemikiran dan perasaan orang lain.

REFLECTION
Meringkas pesan utama yang disampaikan orang lain dengan mengulang perkataannya.

Unsur-unsur dalam membangun komunikasi efektif :
- Berhadapan.
- Mempertahankan kontak mata.
- Membungkuk ke arah klien.

- Mempertahankan sikap terbuka.
- Tetap relax.

Teknik berkomunikasi yang efektif

Mendengar dengan aktif

Trampil dalam berbicara

Gaya bicara

Penampilan yang menarik; Pakaian, Pandangan Mata, raut muka, sikap badan, suara, tulisan, senyum, jabatan tangan, ingat nama, tulus.

Etika Berkomunikasi

Diam dan Menyimak

Tidak Memotong Pembicaraan

Tidak meninggalkan lawan bicara

Tidak menepis pembicaraan lawan

Tidak berusaha menunjukkan bahwa kita lebih pandai

Komunikasi harus memperhatikan faktor REACH agar tercapai pesan yang ingin ditujukan kepada orang lain secara efektif.

1.Respect

Hukum pertama dalam mengembangkan komunikasi yang efektif adalah sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan.
Rasa hormat dan saling menghargai merupakan hukum yang pertama dalam kita berkomunikasi dengan orang lain. Ingatlah bahwa pada prinsipnya manusia ingin dihargai dan dianggap penting. Jika kita bahkan harus mengkritik atau memarahi seseorang, lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaaan seseorang. Jika kita membangun komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat membangun kerjasama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas kinerja kita baik sebagai individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim.
Bahkan menurut mahaguru komunikasi Dale Carnegie dalam bukunya How to Win Friends and Influence People, rahasia terbesar yang merupakan salah satu prinsip dasar dalam berurusan dengan manusia adalah dengan memberikan penghargaan yang jujur dan tulus. Seorang ahli psikologi yang sangat terkenal William James juga mengatakan bahwa “Prinsip paling dalam pada sifat dasar manusia adalah kebutuhan untuk dihargai.” Dia mengatakan ini sebagai suatu kebutuhan (bukan harapan ataupun keinginan yang bisa ditunda atau tidak harus dipenuhi), yang harus dipenuhi. Ini adalah suatu rasa lapar manusia yang tak terperikan dan tak tergoyahkan. Lebih jauh Carnegie mengatakan bahwa setiap individu yang dapat memuaskan kelaparan hati ini akan menggenggam orang dalam telapak tangannya.
Charles Schwabb, salah satu orang pertama dalam sejarah perusahaan Amerika yang mendapat gaji lebih dari satu juta dolar setahun, mengatakan bahwa aset paling besar yang dia miliki adalah kemampuannya dalam membangkitkan antusiasme pada orang lain. Dan cara untuk membangkitkan antusiasme dan mendorong orang lain melakukan hal-hal terbaik adalah dengan memberi penghargaan yang tulus. Hal ini pula yang menjadi satu dari tiga rahasia manajer satu menit dalam buku Ken Blanchard dan Spencer Johnson, The One Minute Manager.

2.Emphaty

Empati adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain.
Secara khusus Covey menaruh kemampuan untuk mendengarkan sebagai salah satu dari 7 kebiasaan manusia yang sangat efektif, yaitu kebiasaan untuk mengerti terlebih dahulu, baru dimengerti (Seek First to Understand –understand then be understood to build the skills of empathetic listening that inspires openness and trust). Inilah yang disebutnya dengan Komunikasi Empatik. Dengan memahami dan mendengar orang lain terlebih dahulu, kita dapat membangun keterbukaan dan kepercayaan yang kita perlukan dalam membangun kerjasama atau sinergi dengan orang lain.
Rasa empati akan memampukan kita untuk dapat menyampaikan pesan (message) dengan cara dan sikap yang akan memudahkan penerima pesan (receiver) menerimanya. Oleh karena itu dalam ilmu pemasaran (marketing) memahami perilaku konsumen (consumer’s behavior) merupakan keharusan. Dengan memahami perilaku konsumen, maka kita dapat empati dengan apa yang menjadi kebutuhan, keinginan, minat, harapan dan kesenangan dari konsumen. Demikian halnya dengan bentuk komunikasi lainnya, misalnya komunikasi dalam membangun kerjasama tim. Kita perlu saling memahami dan mengerti keberadaan orang lain dalam tim kita. Rasa empati akan menimbulkan respek atau penghargaan, dan rasa respek akan membangun kepercayaan yang merupakan unsur utama dalam membangun teamwork.
Jadi sebelum kita membangun komunikasi atau mengirimkan pesan, kita perlu mengerti dan memahami dengan empati calon penerima pesan kita. Sehingga nantinya pesan kita akan dapat tersampaikan tanpa ada halangan psikologis atau penolakan dari penerima.
Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar dan bersikap perseptif atau siap menerima masukan ataupun umpan balik apapun dengan sikap yang positif. Banyak sekali dari kita yang tidak mau mendengarkan saran, masukan apalagi kritik dari orang lain. Padahal esensi dari komunikasi adalah aliran dua arah. Komunikasi satu arah tidak akan efektif manakala tidak ada umpan balik (feedback) yang merupakan arus balik dari penerima pesan. Oleh karena itu dalam kegiatan komunikasi pemasaran above the lines (mass media advertising) diperlukan kemampuan untuk mendengar dan menangkap umpan balik dari audiensi atau penerima pesan.

3.Audible

Makna dari audible antara lain: dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Jika empati berarti kita harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan baik, maka audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Hukum ini mengatakan bahwa pesan harus disampaikan melalui media atau delivery channel sedemikian hingga dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan. Hukum ini mengacu pada kemampuan kita untuk menggunakan berbagai media maupun perlengkapan atau alat bantu audio visual yang akan membantu kita agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik. Dalam komunikasi personal hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan.

4.Clarity

Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka hukum keempat yang terkait dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. Ketika saya bekerja di Sekretariat Negara, hal ini merupakan hukum yang paling utama dalam menyiapkan korespondensi tingkat tinggi.

Karena kesalahan penafsiran atau pesan yang dapat menimbulkan berbagai penafsiran akan menimbulkan dampak yang tidak sederhana.

Clarity dapat pula berarti keterbukaan dan transparansi. Dalam berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan atau anggota tim kita. Karena tanpa keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme kelompok atau tim kita.

5.Humble

Hukum kelima dalam membangun komunikasi yang efektif adalah sikap rendah hati. Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama untuk membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki. Dalam edisi Mandiri 32 Sikap Rendah Hati pernah kita bahas, yang pada intinya antara lain: sikap yang penuh melayani (dalam bahasa pemasaran Customer First Attitude), sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak sombong dan memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan kepentingan yang lebih besar.
Jika komunikasi yang kita bangun didasarkan pada lima hukum pokok komunikasi yang efektif ini, maka kita dapat menjadi seorang komunikator yang handal dan pada gilirannya dapat membangun jaringan hubungan dengan orang lain yang penuh dengan penghargaan (respect), karena inilah yang dapat membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dan saling menguatkan.

Adapun hukum yang lain yang perlu dijadikan pedoman dalam melakukan komunikasi agar dapat disebut dengan komunikasi efektif.

Formula 7C untuk komunikasi Efektif

1. Completeness (kelengkapan)

Komunikasi harus lengkap. Menyampaikan semua fakta yang diperlukan oleh penerima. Dalam dunia jurnalistik, kelengkapan informasi dirumuskan dalam 5W+1H (What, Who, When, Why, How).

2. Conciseness (keringkasan)

Menggunakan sedikit mungkin kata-kata. Menghindari menggunakan kata-kata yang berlebihan dan tidak perlu. Pesan singkat lebih menarik dan mudah dipahami. Gunakan kalimat seefektif mungkin.

3. Consideration (penuh dengan pertimbangan)

Memperhatikan sudut pandang orang lain, pola pikir, tingkat pendidikan, minat, kebutuhan, kepentingan, dan emosinya.

4. Clarity (kejelasan)

Menggunakan kata-kata yang tepat bermakna tunggal dan tidak menimbulkan persepsi lain.

5. Concreteness (kenyataan)

Konkret memperkuat kepercayaan. Pesan konkret didukung fakta-fakta spesifik dan angka. Pesan konkret tidak disalahtafsirkan.

6. Courtesy (bertata krama)

Pesan yang disampaikan tulus, sopan, bijak, reflektif, dan antusias serta mempertimbangkan sudut pandang dan perasaan penerima pesan, termasuk menjaga perasaan dan respek terhadap penerima pesan.

7. Correctness (kebenaran)

Pesan yang disampaikan harus benar dari segi substansi dan tata bahasa, juga tepat dari sisi waktu dan sasaran.

Ciri-ciri komunikasi efektif

Komunikasi yang efektif mempunyai ciri-ciri, yaitu dua arah (two ways).

Model seperti ini menunjukkan adanya arus dari satu orang kepada orang lain atau dari kelompok kepada kelompok lainnya, melalui umpan balik / feedback, kembali kepada orang semula, membuat loop / balikan atau putaran penutup. Balikan bermula pada saat sesearang atau pengirim (sender) mempunyai pesan yang akan dikomunikasikan.

Pertama-tama, pengirim / sender menulis pesan, dan memberi arti dengan harapan pesannya dapat dimengerti. Pengirim selanjutnya mengirim pesan atau menyampaikannya melalui saluran/channel, melalui saluran formal atau informal diantara  dua pihak, dengan menggunakan media atau perantara, misalnya face to face / berbicara tatap muka, telepon, menulis memo, faksimili, internet.

Penerima kemudian menerima pesan itu dan mencoba memahaminya, dengan cara menguraikan isi pesan yang telah diterima. Untuk itu, ia perlu mendengarkan dengan baik apabila pesan disampaikan secara tertulis. Penerima memberi tahu kepada pengirim pesan dengan memberikan umpan balik bahwa pesan telah diterima.

Dalam banyak hal, komunikasi sering mengalami gangguan atau noise, yang merupakan penghambat komunikasi sehingga dapat mengurangi keakuratan / ketepatan pesan yang disampaikan tidak jelas, pesan yang diuraikan tidak menyeluruh, media yang digunakan untuk menyampaikan pesan mengalami gangguan, atau unsur waktu yang menekan atau membatasi dalam penyampaian pesan

Hambatan Komunikasi Efektif

•      Pesan tidak jelas serta menimbulkan persepsi lain

•      Cara penyempaian tidak tepat atau tidak disukai komunikan

•      Komunikator dan komunikan tidak siap melakukan komunikasi

•      Tidak ada hubungan yang baik

•      Berbicara terlalu lambat dan terlalu cepat

•      Sering muncul gumaman

Referensi

http://chalouiss.blogspot.co.id/2011/12/pengertian-tujuan-bentuk-dan-unsur.html

https://edoparnando27.wordpress.com/komunikasi-efetif/

https://leavethehouse.wordpress.com/2015/03/16/peran-komunikasi-dalam-organisasi/

http://www.komunikasipraktis.com/2014/09/teknik-dasar-komunikasi-efektif.html